Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) wird in zwei Stufen umgesetzt. In der ersten Stufe, die seit dem 1. Oktober 2021 gilt, erfolgt die Übermittlung der AU elektronisch an die Krankenversicherung. Die Versicherten erhalten jedoch weiterhin eine papierbasierte AU, die sie an ihren Arbeitgeber weitergeben müssen. Die Dauer der elektronischen AU beträgt somit ab dem 1. Oktober 2021 mindestens bis zum 1. Januar 2023.
Ab dem 1. Januar 2023 entfällt dann der Papierausdruck der AU für Arbeitgeber. Diese können die AU-Daten elektronisch direkt bei den Krankenkassen ihrer Mitarbeiter abrufen, sobald diese sich krankgemeldet haben. Somit ist die elektronische AU ab diesem Zeitpunkt unbefristet abrufbar, solange die technischen Voraussetzungen erfüllt sind.
Die technischen Voraussetzungen für die eAU umfassen den Anschluss der Praxis an die Telematikinfrastruktur (TI) mit einem Konnektor, der die Komfortsignatur unterstützt. Zudem ist ein KIM-Dienst erforderlich, um die AU elektronisch zu versenden. Für die rechtssichere elektronische Signatur wird ein Konnektor der Produkttypversion 3 (eHealth-Konnektor) sowie ein elektronischer Heilberufsausweis (eHBA) der Generation 2 benötigt. Diese technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit die eAU abrufbar ist und als gültiges Dokument für den Arbeitgeber gilt.
Was ist eine elektronische AU?
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist ein neues Verfahren, das das bisherige Verfahren der Ausstellung einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) ersetzt. Mit der eAU kann die Arztpraxis die AU elektronisch direkt an die Krankenversicherung übermitteln, anstatt dass die Versicherten selbst einen ärztlichen Ausdruck an die Krankenversicherung weiterleiten müssen. Die Versicherten erhalten jedoch weiterhin eine AU als Papierausdruck, den sie an ihren Arbeitgeber weitergeben müssen.
Zweck und Design der elektronischen AU
Der Zweck der elektronischen AU besteht darin, den Prozess der Ausstellung und Übermittlung von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen zu vereinfachen und effizienter zu gestalten. Durch die elektronische Übermittlung an die Krankenversicherung wird der Versicherte von der Zustellpflicht entbunden und der Arbeitsausfall kann schneller bearbeitet werden. Zudem reduziert das Verfahren Medienbrüche und senkt die Erstellungs- und Übermittlungskosten.
Voraussetzungen für die Übermittlung der eAU
Um eine eAU an die Krankenkassen zu übermitteln, ist es unerlässlich, dass die Arztpraxis an einen KIM-Dienst angeschlossen ist. Zudem wird ein Modul für das Praxisverwaltungs- bzw. Krankenhaus-Informationssystem benötigt, über das die eAU ausgefüllt, signiert, versendet und ausgedruckt werden kann. Für die verpflichtende rechtssichere, qualifizierte elektronische Signatur wird ein Konnektor mindestens der Produkttypversion 3 (eHealth-Konnektor) sowie ein elektronischer Heilberufsausweis (eHBA) der Generation 2 benötigt. Es ist zu beachten, dass noch nicht alle Arbeitgeber den elektronischen Abruf unterstützen, daher benötigen Versicherte möglicherweise weiterhin einen Papierausdruck für ihren Arbeitgeber.
Vorteile der elektronischen AU
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bietet sowohl Arbeitgebern als auch Krankenkassen viele Vorteile. Zum einen ermöglicht sie eine sichere und schnelle Zustellung der AU an den Arbeitgeber und die Krankenkasse. Zum anderen entbindet sie die Versicherten von der Zustellpflicht. Das Verfahren reduziert Medienbrüche und senkt die Erstellungs- und Übermittlungskosten. Durch die elektronische Übermittlung können Arbeitsausfälle schneller bearbeitet werden. Es ist jedoch zu beachten, dass noch nicht alle Arbeitgeber den elektronischen Abruf unterstützen, daher kann es sein, dass Versicherte weiterhin einen Ausdruck für ihren Arbeitgeber benötigen.
Welche Schritte sind beim Abruf der elektronischen AU erforderlich?
Um die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) abzurufen, müssen verschiedene Schritte durchgeführt werden. Zuerst ist es wichtig, dass die Arztpraxis an einen KIM-Dienst angeschlossen ist. Dieser Dienst ermöglicht die sichere Kommunikation und den Austausch der eAU zwischen Arztpraxis und Krankenkassen. Um die eAU ausfüllen, signieren, versenden und ausdrucken zu können, wird außerdem ein Modul für das Praxisverwaltungs- bzw. Krankenhaus-Informationssystem benötigt. Diese Module werden von der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) zertifiziert, um sicherzustellen, dass sie den rechtlichen Anforderungen entsprechen. Eine Liste der bereits zertifizierten Module steht zur Verfügung.
Weiterhin wird für die rechtssichere, qualifizierte elektronische Signatur eine spezielle Hardware benötigt. Hierzu gehört ein Konnektor, der mindestens der Produkttypversion 3, auch bekannt als eHealth-Konnektor, sein muss. Dieser Konnektor ermöglicht die sichere Kommunikation der Signaturdaten zwischen der Arztpraxis und den Krankenkassen. Darüber hinaus wird ein elektronischer Heilberufsausweis (eHBA) der Generation 2 benötigt. Dieser Ausweis bestätigt die Identität des Arztes und ist notwendig, um die elektronische Signatur rechtsverbindlich zu machen.
Es ist wichtig zu beachten, dass die genannten Schritte erforderlich sind, um die eAU elektronisch abzurufen. Die elektronische AU bietet den Vorteil, dass sie direkt an die Krankenkassen übermittelt werden kann, was den Verwaltungsaufwand sowohl für Arztpraxen als auch für Krankenkassen reduziert. Durch den Einsatz der elektronischen AU wird die Kommunikation zwischen Arztpraxis und Krankenkassen effizienter und sicherer.
Wie lange dauert der Abruf der eAU?
Der Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) kann je nach verschiedenen Faktoren unterschiedlich lange dauern. Die AU-Daten werden von den Krankenkassen elektronisch zur Verfügung gestellt, sobald die Patienten ihren Arbeitgeber über ihre Krankschreibung informiert haben. In der Regel ist eine AU-Bescheinigung erst ab dem vierten Tag der Arbeitsunfähigkeit erforderlich. Die (Zahn-)Arztpraxen übermitteln die Daten gegebenenfalls erst am Abend gesammelt an die Krankenkassen. Daher ist eine elektronische Abfrage durch den Arbeitgeber frühestens am fünften Tag sinnvoll. Wenn vorher eine Abfrage versucht wird, wird das Kennzeichen “4” zurückgemeldet, was bedeutet, dass die eAU/Krankenhausmeldung noch nicht vorliegt.
Die eAU-Daten sind bei den Krankenkassen gespeichert und können auch für zurückliegende Zeiträume abgerufen werden. Es ist empfehlenswert, dass die Personalabrechnenden mindestens einmal wöchentlich an den Abruf der Daten denken oder den Prozess automatisieren, da die bereitgestellten Rückmeldungen nach 30 Tagen gelöscht werden. Damit die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung effizient abgerufen werden kann, sollten die entsprechenden Prozesse im Unternehmen gut organisiert sein. Dies kann einerseits bedeuten, dass die Informationen rechtzeitig an die Krankenkassen übermittelt werden müssen und andererseits, dass die Personalabrechnenden daran denken müssen, regelmäßig die Daten abzurufen.
Ein weiterer Aspekt zu beachten ist, dass die Verfügbarkeit der eAU-Daten auch von der Art der Meldung abhängt. Krankenhausmeldungen können beispielsweise von den Krankenkassen zu unterschiedlichen Zeitpunkten bereitgestellt werden. Daher ist es wichtig, dass der Arbeitgeber die entsprechenden Zeiträume berücksichtigt, um keine falschen Rückmeldungen zu erhalten. Es ist auch sinnvoll, das Personal frühzeitig über den Prozess zu informieren und sicherzustellen, dass alle notwendigen Informationen korrekt und vollständig übermittelt werden, um Verzögerungen beim Abruf der eAU zu vermeiden.
Was müssen Arbeitgeber beachten, wenn sie die eAU abrufen wollen?
Arbeitgeber müssen bestimmte Rechte und Pflichten beachten, wenn sie die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) abrufen möchten. Seit dem 1. Januar 2023 müssen Arbeitgeber die eAU elektronisch bei den Krankenkassen ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter abrufen, sobald diese sich krankgemeldet haben. Hierfür benötigen sie ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm, eine elektronisch gestützte systemgeprüfte Ausfüllhilfe oder ein systemuntersuchtes Zeiterfassungssystem. Der Papierausdruck der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) für Arbeitgeber entfällt im neuen Verfahren, stattdessen erfolgt der Abruf elektronisch bei den Krankenkassen.
Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass möglicherweise nicht alle Arbeitgeber bereits den elektronischen Abruf unterstützen. In diesem Fall benötigen die Versicherten weiterhin einen Ausdruck der eAU für den Arbeitgeber. Damit der Arbeitgeber die eAU abrufen kann, muss er wissen, bei welcher Krankenkasse der Minijobber versichert ist. Diese Information sollte er erfragen und im Entgeltabrechnungsprogramm hinterlegen.
Die Einführung der elektronischen AU bietet sowohl Arbeitgebern als auch Krankenkassen verschiedene Vorteile. Die eAU kann sicherer und schneller zugestellt werden und entbindet die Versicherten von der Zustellpflicht an den Arbeitgeber und die Krankenkasse. Außerdem reduziert sie die Erstellungs- und Übermittlungskosten. Zusammenfassend hat der Arbeitgeber die Pflicht, die eAU elektronisch bei den Krankenkassen abzurufen, während der Papierausdruck der AU entfällt. Es ist jedoch möglich, dass noch nicht alle Arbeitgeber den elektronischen Abruf unterstützen, daher kann ein Ausdruck der eAU für den Arbeitgeber erforderlich sein.
Wie funktioniert der Abruf der eAU?
Der Abruf- und Zugangsprozess zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) erfolgt über die Telematikinfrastruktur (TI). Ärzte versenden die AU über die TI an die Krankenkassen, von wo aus Arbeitgeber die Daten abrufen können. Um am eAU-Verfahren teilzunehmen, benötigen Arbeitgeber oder ihre Steuerberater ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm, eine elektronisch gestützte systemgeprüfte Ausfüllhilfe oder ein systemuntersuchtes Zeiterfassungssystem.
In der ersten Stufe des Verfahrens übermittelt die Arztpraxis die AU elektronisch an die Krankenversicherung, während in der zweiten Stufe die Arbeitgeber die AU direkt bei den Krankenkassen abrufen. Versicherte erhalten weiterhin eine Papierausdruck der AU, der an den Arbeitgeber weitergegeben werden muss. Das eAU-Verfahren gilt auch für AU, die im Rahmen des Entlassmanagements ausgestellt werden.
Zur Übermittlung der eAU an die Krankenkassen ist der Anschluss der Praxis an einen KIM-Dienst und ein Modul für das Praxisverwaltungs- bzw. Krankenhaus-Informationssystem erforderlich. Zudem wird ein Konnektor mindestens der Produkttypversion 3 (eHealth-Konnektor) und ein elektronischer Heilberufsausweis (eHBA) der Generation 2 benötigt. Das elektronische Verfahren betrifft nur die AU-Bescheinigung auf dem “gelben Schein” (Muster 1), während bei Privatversicherten, AU-Bescheinigungen aus dem Ausland oder der Ausstellung von Bescheinigungen bei Krankheit eines Kindes (Muster 21) vorerst das bisherige Verfahren und die Vorlagepflicht der Beschäftigten bestehen bleiben.
Wie lange sollte man die AU-Dokumente privat aufbewahren?
Die Aufbewahrungsdauer von privaten Dokumenten hängt von verschiedenen Faktoren ab. Im Falle von AU-Bescheinigungen (Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen) gibt es keine spezifische Angabe zur Aufbewahrungsdauer in der vorliegenden Information. Allerdings ist es wichtig zu beachten, dass (Zahn-)Arztpraxen die Daten gegebenenfalls erst am Abend gesammelt an die Krankenkassen übermitteln müssen. Dies bedeutet, dass die AU-Bescheinigungen bis dahin in der Praxis aufbewahrt werden müssen, um gegebenenfalls auf Anfragen der Krankenkassen reagieren zu können.
Es ist zudem zu beachten, dass eine elektronische Abfrage durch den Arbeitgeber frühestens am fünften Tag einer gemeldeten Arbeitsunfähigkeit sinnvoll ist. Bei verfrühten Anfragen wird das Kennzeichen “4” zurückgemeldet, was bedeutet, dass die eAU/Krankenhausmeldung nicht vorliegt. Dies zeigt die Bedeutung einer angemessenen Aufbewahrungsdauer von AU-Bescheinigungen auf, da sie bei Bedarf auch für zurückliegende Zeiträume von den Krankenkassen abgerufen werden können.
Generell variiert die Aufbewahrungsdauer von privaten Dokumenten je nach Art des Dokuments. Im Falle von AU-Bescheinigungen gibt es keine spezifische gesetzliche Vorgabe, daher sollten sie solange aufbewahrt werden, wie sie möglicherweise benötigt werden. Es empfiehlt sich jedoch, eine angemessene Aufbewahrungsfrist von mindestens fünf Jahren zu wählen, da dies in der Regel ausreicht, um eventuelle Anfragen von Krankenkassen oder Arbeitgebern abzudecken. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine angemessene und gezielte Aufbewahrung von AU-Bescheinigungen wichtig ist, um im Falle von Rückfragen oder Anfragen seitens der Krankenkassen oder Arbeitgeber handlungsfähig zu sein.
Welche Rechte und Pflichten hat der Arbeitgeber nach dem Abruf der eAU?
Nach dem Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) gelten für den Arbeitgeber bestimmte Rechte und Pflichten. Der Arbeitgeber muss weiterhin unverzüglich über die Krankheit des Arbeitnehmers informiert werden, egal ob mit dem neuen Verfahren oder dem alten. Dabei ändert sich nichts. Es ist wichtig, dass der Arbeitgeber unverzüglich über die Arbeitsunfähigkeit informiert wird, um die notwendigen Maßnahmen ergreifen zu können.
Bei geringfügig Beschäftigten besteht die Möglichkeit, eine eAU-Anfrage an die Krankenkasse zu stellen. Allerdings ist die Minijob-Zentrale dafür nicht zuständig. Der Arbeitgeber muss die Krankenkasse des Minijobbers erfragen und die Informationen im Entgeltabrechnungsprogramm hinterlegen. Es ist wichtig, dass der Arbeitgeber korrekte und aktuelle Informationen hat, um die Abrechnungen richtig durchführen zu können.
Um am eAU-Verfahren teilzunehmen, benötigt der Arbeitgeber oder sein Steuerberater ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm, eine elektronisch gestützte systemgeprüfte Ausfüllhilfe oder ein systemuntersuchtes Zeiterfassungssystem. Diese Systeme gewährleisten die korrekte Verarbeitung der eAU-Daten und somit einen reibungslosen Ablauf.
Der Arbeitgeber muss die eAU-Daten über den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenversicherung abrufen. Es ist wichtig, dass dies regelmäßig geschieht, da die bereitgestellten Rückmeldungen nach 30 Tagen gelöscht werden. Der Arbeitgeber kann den Prozess automatisieren oder einmal wöchentlich die Daten manuell abrufen.
Es ist darauf hinzuweisen, dass das eAU-Verfahren nicht für Zeiten von Rehabilitations- und Vorsorgemaßnahmen, privat krankenversicherte Arbeitnehmer, Minijobs in Privathaushalten und Fälle gilt, in denen die Arbeitsunfähigkeit von einer (Zahn-)Arztpraxis im In- oder Ausland festgestellt wird, die nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnimmt.
Die eAU bietet einige Vorteile wie eine sichere und schnelle Zustellung an den Arbeitgeber und die Krankenkasse, die Entbindung der Versicherten von der Zustellpflicht und die Reduzierung von Kosten. Durch die lückenlose Dokumentation bei den Krankenkassen wird der korrekte Ausgleich bei der Zahlung von Krankengeld und im Umlageverfahren nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz gewährleistet. Bei Vorerkrankungen in den letzten sechs Monaten vor der Arbeitsunfähigkeit kann der Arbeitgeber eine Prüfung des ursächlichen Zusammenhangs mit der aktuellen Krankheit bei der Krankenkasse des Arbeitnehmers anfragen.
Gesetzliche Regelungen zum Umgang mit der eAU
Die gesetzlichen Regelungen zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) haben wichtige Auswirkungen auf den Umgang mit der “gelben Schein”. Ab dem 31. Dezember 2022 ist es nicht mehr erforderlich, diesen physisch an die Krankenkasse zu senden. Stattdessen müssen Ärzte die AU-Daten über die Telematikinfrastruktur (TI) elektronisch an die Krankenkassen übermitteln. Die Krankenkassen stellen die AU-Daten dann elektronisch für die Arbeitgeber zur Verfügung. Dies bedeutet, dass der “gelbe Schein” für die Krankenkasse nicht mehr erforderlich ist, aber Arbeitnehmer müssen ihre Vorgesetzten weiterhin unverzüglich über eine Krankheit informieren.
Es ist wichtig zu beachten, dass das elektronische Verfahren nur die AU-Bescheinigungen betrifft, die auf dem “gelben Schein” ausgestellt wurden. Andere Bescheinigungen, wie AU-Bescheinigungen für Privatversicherte, AU-Bescheinigungen aus dem Ausland oder Bescheinigungen bei Krankheit eines Kindes, werden vorerst weiterhin nach dem bisherigen Verfahren gehandhabt.
Um am eAU-Verfahren teilzunehmen, benötigen Arbeitgeber oder ihre Steuerberater bestimmte Voraussetzungen. Dazu gehören ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm, eine elektronisch gestützte Ausfüllhilfe oder ein systemuntersuchtes Zeiterfassungssystem. Für Vertragsärzte und Vertragspsychotherapeuten, die Personal beschäftigen, gilt die Pflicht, die AU-Daten bei den Krankenkassen ihrer Mitarbeiter abzurufen, sofern sie nicht selbst die AU-Bescheinigung ausgestellt haben. Diese Daten müssen mindestens einmal wöchentlich abgerufen werden, da sie nach 30 Tagen gelöscht werden.
Das eAU-Verfahren betrifft auch AU-Bescheinigungen, die im Rahmen des Entlassmanagements von stationär tätigen Ärzten ausgestellt werden. Hierfür ist der Anschluss der Praxis an einen KIM-Dienst sowie ein Modul für das Praxisverwaltungs- bzw. Krankenhaus-Informationssystem erforderlich. Zudem wird eine rechtssichere, qualifizierte elektronische Signatur benötigt, die einen Konnektor der Produkttypversion 3 (eHealth-Konnektor) und einen elektronischen Heilberufsausweis (eHBA) der Generation 2 umfasst.
Datenschutz und Sicherheit in Bezug auf die eAU
Detaillierte Erklärung zum Datenschutz und zu den Sicherheitsmaßnahmen in Bezug auf die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU).
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) wird über die Telematikinfrastruktur (TI) an die Krankenkassen übermittelt. Ärzte müssen die Krankenkassen über die Arbeitsunfähigkeit ihrer Versicherten informieren und nutzen dafür die TI, direkt aus dem Praxisverwaltungssystem (PVS) heraus mit Hilfe eines KIM-Dienstes.
Um sicherzustellen, dass die Daten während der Übermittlung und Verarbeitung geschützt sind, sind bestimmte Sicherheitsmaßnahmen erforderlich. Die Übermittlung der eAU-Daten erfolgt über einen KIM-Dienst, der eine sichere Datenübertragung gewährleistet. Zudem benötigt man eine qualifizierte elektronische Signatur, die durch einen eHealth-Konnektor und einen elektronischen Heilberufsausweis (eHBA) der Generation 2 gewährleistet wird. Durch die Verwendung dieser Signatur wird sichergestellt, dass nur befugte Personen auf die Daten zugreifen können.
Außerdem muss die Praxis bzw. das Krankenhaus ein Modul für das Praxisverwaltungs- bzw. Krankenhaus-Informationssystem besitzen, um die eAU an die Krankenkassen übermitteln zu können. Diese Systeme stellen sicher, dass nur die erforderlichen Daten übertragen werden und dass die Daten gemäß den Datenschutzbestimmungen verarbeitet werden. Insbesondere werden sensible Daten wie die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung verschlüsselt übertragen, um einen unberechtigten Zugriff zu verhindern.
